Setiap elemen yang ada pada perusahaan seperti data logistik, penjualan, keuangan, produksi, hingga Sumber Daya Manusia (SDM) harus dapat terintegrasi dan terhubung dengan baik. Hal ini dapat membantu proses bisnis dapat berjalan dengan optimal. Tidak hanya itu, fitur otomatisasi seluruh data perusahaan kini makin dibutuhkan. Oleh karena itu, Enterprise Resource Planning atau ERP hadir sebagai solusi. Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan sekaligus mengotomatisasikan seluruh data penting perusahaan Anda secara terpusat.
Agar Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang ERP, mari kita simak bersama ulasan lengkap seputar ERP, mulai dari pengertian, cara kerja, hingga keunggulannya.
Apa Itu Enterprise Resource Planning (ERP)?
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola berbagai proses bisnis mereka. ERP memungkinkan perusahaan menggabungkan data dan aktivitas dari berbagai departemen, seperti manufaktur, logistik, keuangan, sumber daya manusia, dan lainnya, ke dalam satu sistem yang terpusat.
ERP bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan dengan mengotomatisasi proses bisnis, mengurangi duplikasi data, dan menyediakan visibilitas yang lebih baik atas operasi perusahaan. Adanya ERP memungkinkan perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek penting, termasuk perencanaan produksi, pengadaan, inventaris, pengelolaan persediaan, pengiriman, penjualan, keuangan, dan pelaporan.
ERP juga dapat mengoptimalkan aliran informasi dan kerja antara departemen yang berbeda, mempercepat proses bisnis, dan meningkatkan koordinasi antara berbagai tim dan fungsi dalam perusahaan. Selain itu, ERP dapat membantu dalam meningkatkan hubungan dengan pelanggan dengan memberikan informasi yang akurat dan real-time mengenai pesanan, pengiriman, dan status layanan.
Baca juga: Pengenalan Database-as-a-Service (DBaaS): Definisi dan Konsep
Cara Kerja ERP
Berikut adalah cara kerja umum dari sistem ERP:
- Integrasi Data: ERP menggabungkan data dari berbagai departemen dan fungsi perusahaan ke dalam satu database pusat. Ini memungkinkan berbagi informasi yang cepat dan akurat antara departemen yang berbeda.
- Modul Fungsional: ERP terdiri dari modul fungsional yang mencakup area bisnis tertentu, seperti manufaktur, keuangan, logistik, sumber daya manusia, penjualan, dan lainnya. Setiap modul memiliki fitur dan fungsi khusus yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik departemen tersebut.
- Automasi Proses: ERP mengotomatisasi proses bisnis dengan menggantikan tugas manual dengan alur kerja elektronik. Misalnya, dalam modul manufaktur, ERP dapat mengotomatisasi perencanaan produksi, pemantauan inventaris, dan pengawasan kualitas.
- Pengelolaan Persediaan: ERP membantu mengelola persediaan perusahaan dengan mengintegrasikan informasi tentang pembelian, penerimaan, dan pengiriman barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, menghindari kekurangan stok, dan mengurangi biaya persediaan.
- Pelacakan Pesanan: ERP memungkinkan pelacakan pesanan secara real-time dari mulai pemesanan hingga pengiriman. Hal ini memungkinkan pelanggan dan tim internal untuk memantau status pesanan dan memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu.
- Manajemen Keuangan: ERP menyediakan fitur untuk mengelola keuangan perusahaan, seperti pengelolaan akun, pembayaran, laporan keuangan, dan analisis keuangan. Ini membantu perusahaan menjaga kontrol yang lebih baik atas keuangan mereka.
- Pelaporan dan Analisis: ERP menghasilkan laporan yang lengkap dan akurat tentang berbagai aspek bisnis perusahaan. Ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dengan menyediakan data yang relevan dan analisis yang mendalam.
- Kolaborasi dan Komunikasi: ERP memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi antara departemen dan tim yang berbeda. Informasi dapat dibagikan dengan mudah, dan tim dapat bekerja sama dalam satu sistem yang terpusat.
- Keamanan Data: ERP memiliki fitur keamanan yang melindungi data perusahaan dari akses yang tidak sah. Hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dan mengubah data yang sensitif.
- Skalabilitas: Sistem ERP dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan. Modul tambahan dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memungkinkan perluasan fungsionalitas ERP seiring dengan perubahan bisnis.
Jenis Jenis ERP
Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai beberapa jenis ERP yang umum digunakan:
1. ERP On Premise
ERP On Premise adalah jenis ERP yang diinstal dan dijalankan di server lokal perusahaan. Semua data dan aplikasi ERP disimpan di dalam infrastruktur perusahaan sendiri, dan perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan pengelolaannya. ERP On Premise sering digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki sumber daya IT yang memadai dan ingin menjaga kendali penuh atas sistem ERP mereka.
2. Open Source ERP
Open Source ERP adalah jenis ERP yang sumber kode perangkat lunaknya dapat diakses, digunakan, dan dimodifikasi secara bebas oleh pengguna. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka tanpa harus mengandalkan vendor tunggal. Open Source ERP sering menjadi pilihan bagi perusahaan dengan anggaran terbatas atau yang ingin fleksibilitas maksimum dalam mengelola sistem ERP mereka.
3. ERP Berbasis Cloud
ERP Cloud, juga dikenal sebagai ERP Cloud atau SaaS (Software-as-a-Service) ERP, adalah jenis ERP yang di-hosting dan dijalankan di infrastruktur Cloud oleh vendor pihak ketiga. Pengguna dapat mengakses sistem ERP melalui Internet dengan menggunakan perangkat yang terhubung.
ERP Cloud memungkinkan perusahaan untuk menghindari investasi awal yang besar dalam perangkat keras dan infrastruktur, serta memperoleh fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi.
4. Hybrid ERP
Hybrid ERP menggabungkan elemen dari ERP On Premise dan ERP Cloud. Dalam model ini, beberapa fungsi dan data dapat dijalankan di dalam infrastruktur lokal perusahaan, sementara fungsi lainnya dijalankan di lingkungan Cloud.
Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan keuntungan dari kedua model tersebut, seperti keamanan dan kontrol yang lebih besar pada data sensitif internal, sambil juga memanfaatkan kelebihan Cloud seperti akses mudah, pemeliharaan yang diurus oleh vendor, dan skalabilitas.
Baca juga: Infrastruktur Cloud: Pengertian, Komponen dan Karakteristiknya
Manfaat ERP bagi Perusahaan
Berikut adalah manfaat penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) bagi perusahaan:
1. Integrasi Data Bisnis yang Akurat dan Tersusun
ERP mengintegrasikan data dari berbagai departemen dan fungsi perusahaan menjadi satu database terpusat. Hal ini menghasilkan informasi yang akurat dan tersusun, memungkinkan akses yang cepat dan mudah terhadap data yang diperlukan.
2. Keputusan Tepat Berdasarkan Data Akurat
ERP menyediakan data real-time dan laporan yang lengkap. Informasi yang akurat dan terkini memungkinkan manajemen dapat membuat keputusan yang lebih tepat, berdasarkan analisis yang mendalam terhadap data bisnis.
3. Kinerja Manajemen yang Lebih Optimal
ERP memfasilitasi pemantauan kinerja bisnis secara menyeluruh. Manajemen dapat mengidentifikasi tren, memantau indikator kinerja kunci (KPI), dan melakukan analisis performa bisnis secara terperinci. Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan perbaikan yang tepat.
4. Penerapan Standardisasi yang Baik
ERP memungkinkan perusahaan menerapkan proses dan kebijakan standar yang konsisten di seluruh organisasi. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan.
5. Meningkatkan Relasi Baik dengan Konsumen
ERP memperkuat hubungan dengan pelanggan melalui informasi yang akurat dan terkini tentang pesanan, pengiriman, dan layanan. Hal ini membantu memenuhi kebutuhan serta memberikan pengalaman kepada pelanggan dengan lebih baik. Selain itu, ERP juga dapat membantu meningkatkan loyalitas pelanggan.
6. Kerja Sama Solid dengan Berbagai Pihak
ERP memfasilitasi kolaborasi antara departemen dan tim yang berbeda dalam perusahaan. Informasi dapat dibagikan secara real-time, komunikasi lebih efektif, dan kerja sama tim ditingkatkan, yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
7. Penggunaan Biaya Operasional yang Optimal
ERP membantu perusahaan mengelola biaya operasional dengan lebih efisien. Melalui pengoptimalan persediaan, perencanaan produksi yang akurat, dan pemantauan pengeluaran, perusahaan dapat mengurangi biaya yang tidak perlu dan meningkatkan penggunaan sumber daya secara efektif.
8. Proteksi Data Perusahaan
ERP dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data perusahaan. Hak akses pengguna dapat dikendalikan, dan perlindungan data sensitif dapat diterapkan, sehingga mencegah akses yang tidak sah dan kebocoran informasi.
Baca juga: Pentingnya Menjaga Keamanan Data di Era Digital
9. Hasil Forecasting Lebih Akurat
ERP memungkinkan perusahaan untuk melakukan peramalan bisnis dengan lebih akurat. Penggabungan antara data historis dan informasi real-time dapat membantu perusahaan untuk memprediksi permintaan pasar, mengidentifikasi tren, dan mengoptimalkan perencanaan produksi dan persediaan.
Penerapan ERP dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Namun, perusahaan harus memastikan implementasi yang baik, termasuk perencanaan yang matang, pelatihan yang memadai, dan pengelolaan perubahan organisasional yang efektif.
Tidak hanya itu, Anda sebagai pelaku bisnis yang memiliki jumlah data perusahaan yang masif dan kerahasiaan tingkat tinggi tentu membutuhkan Cloud Hosting Indonesia yang memadai, seperti Cloudeka. Kami dapat membantu Anda meningkatkan kualitas data center perusahaan agar tetap aman, mudah, dan terjangkau tanpa harus membangun infrastruktur IT yang memakan biaya besar.
Produk-produk Cloudeka memungkinkan kompleksitas infrastruktur teknologi data Anda di berbagai industri, mulai dari keuangan, manufaktur, hingga pendidikan agar tetap aman dan nyaman untuk diakses kapan saja. Oleh karena itu, dapatkan segera solusi untuk mengelola semua data penting di perusahaan Anda secara aman bersama Cloudeka. Hubungi kami sekarang untuk mempelajari lebih lanjut berbagai solusi digital kami untuk kesuksesan bisnis Anda.
